Tools für die digitale Organisation –
Mit diesen 6 Tipps bringst du Ordnung in deinen digitalen Arbeitsplatz
Tools für die digitale Organisation
Mit diesen 6 Tipps bringst du Ordnung in deinen digitalen Arbeitsplatz
Ordnung ist das halbe Leben… und erleichtert das Arbeiten. Ob nun im Homeoffice oder im Büro, ein ordentlicher und organisierter Arbeitsplatz ist ein Muss! Doch nicht nur der Schreibtisch verlangt nach Ordnung, auch Digital ist Organisation gefragt. Wie dir das gelingt verraten dir folgende Tipps und und Tools.
Deadlines, ein Meeting hier – eine Besprechung da, der Chef/die Chefin sitzt einem im Nacken, ein Kollege/eine Kollegin braucht auch noch dringend etwas. Wer kennt das Gefühl nicht? Das Gefühl des puren Chaos und der dazugehörigen Hilflosigkeit? Was hier benötigt wird ist Organisation. Doch wo anfangen? Wie funktioniert die Organisation im Internet überhaupt?
Mit all diesen Fragen bist Du nicht alleine. Besonders im Homeoffice fühlen sich viele Menschen überfordert. Auf einmal ist man auf sich selbst gestellt, quasi sein eigener Boss, und die Organisation bleibt einem selbst überlassen. Mit Hilfe dieser Tipps und Tools ist das aber überhaupt keine Schwierigkeit mehr.
TIPP #1: Organisiere Deine Zeit
Zeit ist Geld, besonders die eigene und Planlosigkeit bedeutet in diesem Fall purer Stress. Für ein Gefühl von Ordnung gehört ein gutes Zeitmanagement.
Alles hat seine Zeit und Ort. Um Überschneidungen zu vermeiden, sollten To Do’s, Termine und Pläne schriftlich festgelegt werden. Hierfür empfehlen sich Online Kalender, wie MS Outlook Calendar oder Google Calendar.
Diese helfen dir nicht nur Deine Termine zu planen, sondern auch einen guten Überblick zu behalten. So wird kein Vorhaben vergessen. Ebenfall haben auch Dritte, wie Kolleg*innen oder Kunden*innen, die Möglichkeit, in Deinen Kalender und dessen offene oder bereits belegte Termine einzusehen.
TIPP #2: Nutze Videochat-Tools
Vieles lässt sich besser Angesicht zu Angesicht planen und erledigen. Online Meetings sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Besonders in Projektarbeiten aber auch für Präsentationen sind Online Tools, wie Zoom, Webex, Skype oder Google Meets nützlich.
In diesen lassen sich nicht nur Konferenzen abhalten. Neben Video- , Audio- und Chatfunktionen gibt es ebenso die Möglichkeit, zu Vorführzwecken den eigenen Bildschirm zu teilen. Auch Grafiken, Dateien, etc. lassen sich problemlos in diesen weiterleiten.
TIPP #3: Zusammenarbeit managen
Im Team arbeiten führt oft zu chaotischen Zuständen. Keiner weiß so wirklich, was der andere macht, eine Deadline wurde vergessen oder gewisse Themen wurden nicht klar besprochen. Darunter leiden Teamgeist und Arbeit.
Was im Büro nun einfach miteinander besprochen und gelöst werden kann, ist im Homeoffice wieder ein Problem. Auch hier sind die Videotools Zoom, Webex, Google Meets, Microsoft Teams oder Skype eine ideale Lösung.
Um Gruppenprojekte aber wirklich effizient zu meistern, gehört diese genau strukturiert, eingeteilt und geplant. Für solche Projektplanungen bieten sich Online Projektmanagement Tools, wie Trello, Zoho Project oder Asana, welche eigens für diese Aufgaben gemacht sind. Mit diesen Tools können die jeweiligen Aufgaben des Projekts zugeteilt und übersichtlich dargestellt werden. Ebenfalls vereinfachen diese die Verständigung innerhalb des Teams.
TIPP #4: Stay in Touch
Im Homeoffice geht oftmals der soziale Kontakt gern mal verloren. Seien es Absprachen für einzelne Aufgaben, der berufliche Austausch oder einfach nur der tägliche Small Talk beim Kaffee. Das ist nicht nur schlecht für die Psyche, es hat auch für viele negative Auswirkungen auf die Arbeitsleistung.
Mit Online Kommunikations Tools holst du dir ein kleines Stück Büroalltag zurück. Hier bieten sich ebenfalls Zoom, Webex oder Microsoft Teams an.
TIPP #5: Nutze die richtigen Tools
Das richtige Werkzeug für die richtige Arbeit. Viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn Dir bewusst wird, mit welchen Programmen du arbeiten musst.
Microsoft Office ist hier wohl das bekannteste und meistgenutzte Tool in Büros.
Denn Microsoft Office bietet mit MS Word, MS Excel und MS PowerPoint für jeden Job ein eigenes Programm.
Viele Büros arbeiten auch mit Google Drive, welches, zugelassene Personen, das Bearbeiten und einsehen von Texten, Tabellen, Präsentationen, Grafiken und Diagrammen erlaubt.
TIPP #6: Sharing is caring
Die berühmte Deadline. War es schon stressig genug, zeitlich fertig zu werden, möchte die fertige Arbeit nun auch schnell rausgeschickt werden. Diesen Stress erspart man sich ganz einfach, in dem man wieder auf die Dateien online per Cloud teilt. Wie schon erwähnt empfehlen sich hier Microsoft OneDrive oder Google Drive.
Möchtest du nun aber größere Dateien versenden, kannst du File-Sharing-Dienste, wie Dropbox, WeTransfer oder Whisply nutzen.
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